Brief - dlaczego warto tworzyć dokument ze zleceniem dla agencji marketingowej, jakie korzyści daje i jak go sporządzić!

Korzystając z usług agencji marketingowej, bardzo często bazujemy na rozmowie czy ustaleniach ustnych. Choć jest to wygodne, może spowodować wiele nieprzewidzianych i niekorzystnych dla nas sytuacji. Zlecając prace agencji marketingowej niezależnie od szczegółów, warto przygotować brief – nawet w prostej formie i przekazać go wraz ze zleceniem jako podsumowanie kontaktów e-mailowych czy rozmowy ustnej. Poniżej odpowiadamy na pytanie, dlaczego warto tak postąpić oraz jak przygotować taki brief.

Czym jest brief?

Brief to dokument, który przekazywany jest agencji marketingowej na początku naszej współpracy z nią. Zawiera on usystematyzowane zlecenie oraz uporządkowane dane, które dokładnie je opisują. Brief ma charakter techniczny, gdyż składa się przeważnie z konkretnych danych dotyczących zlecenia. Choć przeważnie brief nie jest obowiązkowym elementem, jego stworzenie widziane jest w dobrym tonie i jest oznaką naszego profesjonalizmu. Pomaga również wykonywać zlecenie agencji marketingowej i pośrednio przyczynia się do sukcesu całej kampanii. Sam brief może mieć różne formy np. papierowe czy elektroniczne. Najczęściej jest on w całości umieszczony na jednej lub dwóch stronach. Niektóre agencje proszą o przekazanie briefu jako podsumowania wszystkich rozmów i ustaleń, które zapadły wcześniej. Dokument tego typu przekazuje się przy współpracy agencjami marketingowymi, agencjami seo czy agencjami interaktywnymi. Choć nie wnosi on wiele nowych informacji, ponad te które zostały ustalone wcześniej, znacznie ułatwia pracę agencji.

Dlaczego warto go przekazywać?

Zdecydowanie warto przekazywać brief agencji marketingowej na początku naszej współpracy z nią z wielu powodów. Pierwszym takim powodem jest ułatwienie pracy agencji. Z pewnością specjaliści, mając do dyspozycji brief, będą pracowali dużo bardziej komfortowo oraz wydajniej. Nie będą musieli zwracać się do nas z dodatkowymi pytaniami a ryzyko popełnienia błędu czy nieporozumienia przy przekazanym briefie znacznie maleje. Dzięki temu możemy zaoszczędzić sporo czasu na ew. poprawki. Przekazywać brief warto również ze względów wizerunkowych. Jeśli to zrobimy, jako klienci będziemy postrzegani jako osoby profesjonalne i będziemy ogólnie lepiej odbierani. Wykonanie samego briefu nie jest problematyczne, a przygotować go możemy samodzielnie np. na podstawie szablonów, które znajdziemy w sieci czy wskazówek. Przekazanie briefu agencji marketingowej posiada jeszcze jeden bardzo duży plus. Wykonując taki dokument mamy możliwość samodzielnego wspomagania kampanii reklamowej oraz wpłynięcia na jej wyniki. Jest to korzyść, która przemawia szczególnie do osób, którym zależy na maksymalnej skuteczności.

Jak przygotować sam dokument?

Sam brief nie jest trudnym do wykonania dokumentem. Może on zostać sporządzony w różnych formach np. papierowej czy elektronicznej. Powinien mieć techniczny charakter i zawierać jedynie przydatne dane. Jeśli chcemy dodać od siebie dłuższy tekst lub przemyślenia czy zasugerować pewne rozwiązania, możemy stworzyć dodatkową sekcję i właśnie w niej ująć wszystkie kwestie. Niezwykle ważnym elementem briefu jest czytelność. Warto zatem formatować dokument podkreślając najważniejsze informacje, używając wypunktowań czy tabelek. Powinniśmy podzielić też dokument na kilka sekcji, aby każda z nich dotyczyła innego obszaru współpracy.

Co powinno znaleźć się w briefie?

W briefie powinny znajdować się wszystkie informacje, które realnie wpływać mogą na tworzenie kampanii reklamowej. Pierwszą partią informacji powinny być te dotyczące naszej marki, firmy czy produktu, który chcemy promować. Z pewnością będą to dane teleadresowe ułatwiające kontakt oraz informacje o naszej firmie. Wbrew pozorom historia marki, jej założenia czy idea są ważne, gdyż nie powinny stać w sprzeczności z reklamą. W tym miejscu powinniśmy również opisać dokładnie produkt, który chcemy promować. Jako jego właściciele będziemy doskonale znali jego wady, zalety, cechy czy elementy, dzięki którym wyróżniamy się na rynku. Dokładny research zaoszczędzi sporo czasu pracownikom agencji i dostarczy im przydatnych danych. Dobrym pomysłem jest również opisanie sytuacji na rynku czy branży. Są to dodatkowe informacje, które dadzą lepszy pogląd na obecną sytuację.

Drugą grupą informacji są te dotyczące samej kampanii promocyjnej. Będą to z pewnością budżet, harmonogram, termin realizacji promocji, forma rozliczenia, zasady współpracy czy nasze preferencje. Warto podać te dane z pewnym marginesem np. czasowy czy pieniężnym, aby w trakcie nieprzewidzianych sytuacji uniknąć problemów. W tym miejscu musimy dokładnie opisać również cel kampanii reklamowej. Powinniśmy zatem opisać krótko jaki efekt chcemy osiągnąć, jakie działania promocyjne chcemy wykorzystać oraz do kogo kierujemy naszą reklamę. Ustalenie grupy docelowej jest niezwykle ważne, gdyż od tej informacji zależeć będzie wybór formy reklamy czy języka społecznego, w jakim zostanie stworzona reklama. Informacje o grupie docelowej powinny być jak najdokładniejsze. Z pewnością będzie to wiek, płeć, zainteresowania, aktywności czy inne informacje, które pozwolą dotrzeć agencji do odpowiednich osób. Przed stworzeniem briefu warto przeanalizować rynek oraz dokładnie określić kto zobaczy naszą reklamę. W zależności od celu np. sprzedażowego czy wizerunkowego powinniśmy także odpowiednio zawęzić lub rozszerzyć target. Jeśli samodzielnie nie potrafimy utworzyć konkretnej grupy docelowej, warto opisać jedynie osoby, wśród których chcemy prowadzić promocję, a agencja samodzielnie ustali szczegóły.

Trzecia sekcja, jaka powinna znajdować się w briefie, związana jest z samą reklamą i środkami przekazu. W tej części powinniśmy dokładnie opisać, na jakiej reklamie nam zależy, z jakich programów reklamowych chcemy korzystać oraz doprecyzować jakie elementy musi zawierać nasza reklama. Warto podawać też informacje o tym, iż nie mamy wymagań do danego elementu, gdyż to będzie jasny sygnał dla specjalistów, iż mogą samodzielnie zadecydować o nim.

Ostatnia sekcja w briefie powinna być opcjonalna i dotyczyć naszych preferencji czy pomysłów. Aby nie pogarszać czytelności dokumentu oraz nie wprowadzać w nim zamieszania, warto właśnie na końcu opisać wszystkie nasze preferencje czy pomysły. Często pewnych spraw nie da się przekazać zwięźle oraz w postaci danych. Pracownicy z pewnością zapoznają się z tą częścią briefu oraz będą znali ogólny kontekst czy nasze wymagania.